rabajar desde casa hace necesario el cuidar ciertos aspectos que antes dábamos por hecho en la oficina. Y las trituradoras o destructoras de papel siempre han sido indispensables a la hora de cuidar la seguridad de datos sensibles propios, de terceros o de nuestra organización. Aunque gracias a su bajo coste, yo la incluiría como imprescindible hasta en cualquier hogar:
- Deshacerte de forma segura de documentación antigua de carácter legal, fiscal o laboral. Aquí yo escanearía lo más sensible, el resto, tiene validez legal e 5 años en muchos ámbitos.
- Eliminar datos a la hora de tirar recibos del banco, albaranes de compras, u otros recibos que contienen nuestros datos o de terceros.
En el caso de que trabajemos en casa con documentación o que imprimamos a veces documentos para trabajarlos manualmente, pues nos encontramos con la misma situación. Es decir, eliminar cuidadosamente y de forma segura toda documentación con datos personales o corporativos mediante destructoras de papel es vital. De hecho la Ley de Protección de datos las tiene en cuenta.
Veamos a continuación algunos aspectos y algunos modelos concretos. Además, os compartiré el que uso yo en casa.
Niveles de seguridad: norma DIN 66399.
Ya en la antigua Ley de Protección de Datos se marcaba la necesidad de eliminar la información sensible según esta norma, que incluye distintos niveles según el formato y la «destrucción» a aplicar. Veamos un pequeño resumen.
Niveles de seguridad e importancia de los datos.
En primer lugar, la información puede estar en soportes diferentes, y las destructoras pueden tener mecanismos para varios de ellos a la vez. Más concretamente:
- O: soporte de datos ópticos (CD, DVD).
- P: será la información contenida en formato papel o similar.
- T: datos contenidos en soportes magnéticos (tarjetas identificación, tarjetas de débito/crédito).
- E: información en soportes de datos electrónicos (USB, tarjetas electrónicas, tablets).
- F: formato film o de película.
- H: contendrá la información en discos duros magnéticos.
Lo habitual es que las trituradoras o destructoras de papel de oficina tengan soporte para papel y CD (P y O), como mínimo. Deberás evaluar si necesitas más o no, dependiendo del trabajo que realices en casa.
Pues toda la información contenida en los diferentes soportes se clasifica en 3 niveles de importancia. A mayor nivel, más concienzuda habrá de ser la destrucción. Son:
- Nivel de seguridad básico: Destrucción de niveles DIN P-1, P-2 y P-3.
- Nivel de seguridad medio: Destrucción de niveles P-3, P-4 y P-5.
- Nivel de seguridad alto: Destrucción de niveles P-5, P-6 y P-7.
Para la mayoría de casos, un nivel P-4 suele ser más que suficiente, pero esto deberás consultarlo con el departamento correspondiente de tu organización, si es que perteneces a una.
¿Y qué significa P-1… a P-7? Pues que en cada nivel, el tamaño de la partícula resultante del proceso de triturado es más pequeña que el anterior. Por ejemplo, un P-4 tiene como resultado partículas de tamaño sobre los 3 o 4 x 35 mm.
Mis tres propuesta principales.
Como ya sabéis, no quiero recomendaros 40 modelos y haceros perder el tiempo. Lo ideal es que reviséis los modelos que os propongo y penséis bien si se adaptan a vuestras necesidades. A partir de ahí, ya serás capaz de elegir mejor con total seguridad.
Vamos a ello.
Fellowes 8Mc – Destructora trituradora de papel. Características.
- La destructora de papel 8Mc destruye hasta 8 hojas de papel en mini partículas de 3 x 10 mm (DIN P-4), para una destrucción segura.
- Destruye de manera continua durante 5 minutos, tras lo cual necesita un periodo de enfriamiento de 30 minutos.
- Uso personal, dispone de un sistema patentado de bloqueo de seguridad que desactiva la destructora para evitar que se ponga en marcha de forma accidental-
- Espaciosa papelera de 14 litros y con cabezal extraíble para facilitar su vaciado.
- Compacta: 20 x 30.48 x 38.42 cm.
En mi caso este es el modelo de trituradora o destructoras de papel que poseo desde el 2018, y hasta ahora cero problemas. Pero deciros que este está indicado para uso personal, y os dará un servicio estupendo en casa o si no necesitáis manejar muchos documentos impresos. Para mí es suficiente.
Eso sí, no te olvides de respetar los tiempos de enfriamiento (5 min. trabajando por 30 de descanso) y realizar el correcto mantenimiento mediante hojas lubricadas o lubricante (más adelante hablamos de eso.)
Con sus 8 hojas A4 de capacidad y su nivel de seguridad P-4, tiene un tamaño de partícula muy reducido, de tan solo 3 x 10 mm, lo que lo hace ideal para los documentos que tenemos habitualmente en casa. Y como plus: destruye tarjetas de crédito, con lo que no necesitarás usar más las tijeras.
En cuanto a los dos modelos siguientes veremos que ambos contienen una tecnología super importante en este tipo de aparatos: el SafeSense. Atento a lo que significa para tu seguridad.
Fellowes Powershred 12MS. Características.
- Alta seguridad para pequeñas empresas o oficinas domésticas destruye cada hoja de papel A4 con más de 1000 partículas, hasta 4 veces más que una destructora de corte cruzado estándar.
- El sistema antiatascos que dispone de 12Ms le permite destruir 12 hojas de papel A4 (70 g/m2) por paso en micropartículas de 4 x 12 mm (P-4)
- Destruye continuamente durante 30 minutos como máximo antes de necesitar un tiempo de refrigeración de 10 minutos.
- Diseñado pensando en la seguridad: se desactiva automáticamente cuando las manos entren en contacto con la apertura, lo que detendrá inmediatamente la destrucción (SafeSense.)
- El espacioso recipiente extraíble de 23 litros es ideal para la destrucción regular: al menos 450 hojas.
- Potentes cilindros de corte del destructor no solo destruyen sus documentos, sino también grapas, clips y tarjetas de crédito.
- Medidas: 25.72 x 34.29 x 56.52 cm.
Este modelo de la prestigiosa marca Fellowes cuanta con unas prestaciones impresionantes, como la capacidad de triturar hasta 12 hojas A4 de 70 gr., funcionamiento por periodos de 30 min con sólo y su alta capacidad de cubeta (unos 450 folios).
Pues además de todo eso, esta trituradora o destructoras de papel profesional, cuenta con la tecnología de Fellowes SafeSense. Básicamente lo que logra es parar automáticamente el funcionamiento en cuanto la piel toca el metal que rodea a toda la entrada de la destructora ¿Magia? Pues no, es sólo que tiene unos sensores para detectar la micro electricidad que circula por nuestra piel. Si bien es difícil tener un accidente con estos aparatos, si hay un alto volumen de trabajo, ya es una medida extra que merece un pequeño sobrecoste.
Sin duda una trituradora de papel profesional ideal para tu home office.
Fellowes 46Ms. Características.
- Destructora con papelera extraíble para un fácil vaciado de la papelera diseñada para uso frecuente. Oficina y Empresa. 1 a 5 usuarios.
- Destruye hasta 12 hojas en macropartículas de 2×14 mm (Nivel de seguridad muy alto P-5), destruye una hoja de papel A4 en más de 2000 trozos.
- Tecnología patentada SafeSense que desconecta la máquina cuando se toca la boca de entrada para evitar accidentes.
- Papelera extraíble de 30 litros, con capacidad de destrucción diaria para 750 hojas.
- Ciclo de trabajo de 15 minutos. Destruye clips, grapas, tarjetas de crédito y CDs.
- Medidas: 29 x 36.8 x 65 cm
Esta máquina de Fellowes es capaz de tener un flujo de trabajo de unos 750 hojas al día. Si tienes un alto volumen de documentos que destruir, o sois hasta 5 usuarios en la oficina es ideal para vosotros.
Además, con este modelo subes un peldaño más en seguridad, ya que cumple con la normal DIN P-5, haciendo «confeti» de sólo 2 x 14 mm. Ideal para destruir documentos con información sensible. Sin olvidarnos por supuesto de la tecnología SafeSense, que ya con cierto volumen se hace de vital importancia para evitar sustos.
Alternativas para usuarios ocasionales.
Si tienes un volumen realmente escaso y no necesitas una máquina profesional, yo te recomendaría la primera opción, la que yo tengo en casa. Pero si cuentas con un presupuesto más reducido, la Amazon Basic de corte cruzado puede ser lo que buscas. Y es más que suficiente para destruir los recibos del banco, contando con un nivel DIN P-3 de seguridad.
Mantenimiento
Muchas de las opiniones negativas sobre las destructoras o trituradoras de papel vienen de un deficiente mantenimiento. Así de simple:
- Primero de todo, debes respetar escrupulosamente las instrucciones de funcionamiento y periodos de refrigeración del mecanismo: no olvides que es un motor moviendo un rodillo que tritura y aplica fuerza. Eso implica generación de calor.
- En segundo lugar, las cuchillas o dientes de los rodillos tienen que engrasarse para su correcto funcionamiento y evitar el desgaste prematuro. Para ello tenemos dos opciones:
- Uso de aceite lubricante.
- Uso de hojas lubricadas.
¿Cuándo tengo que lubricar mi trituradora de papel?
Pues normalmente es cada ciclo de vaciado: llenas el deposito de documentos triturados y al vaciarlo debes pasarle una hora lubricada triturándola como otra cualquiera, o aplicándole unas gotitas del aceite especial. Con esto aseguras que tu máquina te dure unos añitos.
Amazon Basics-Hojas para lubricar y afilar. Características.
- Pack de 12 hojas lubricantes para afilar, limpiar y lubricar las cuchillas de la trituradora.
- Ayuda a evitar atascos de papel, además de reducir la acumulación y el polvo estáticos para un rendimiento mejorado.
- Fácil de usar: igual que triturar un trozo normal de papel y sin necesidad de mancharse con aceites.
- Compatible con todas las trituradoras de papel (con una entrada de papel de 1,2-1,4 cm de ancho o mayor).
- Cada hoja mide 15,2 x 1,2-1,4 cm.
Tampoco aquí os puedo contar mucho: es una hoja impregnada en aceite lubricante para máquinas, envuelta en dos hojas impermeables para que no te manches al usarla. Fácil, sencillo y para toda la familia. Y sin manchar nada.
Fellowes – Aceite lubricante para destructoras. Características.
- Engrasan las cuchillas de la destructora mejorando su rendimiento y alargando su vida útil.
- Fellowes recomienda aplicar un poco de aceite lubricante cada vez se vacíe la papelera.
- Aplique una pequeña cantidad directamente a las cuchillas a través de la boca de entrada o bien, si no quiere que gotee sobre la papelera, extienda un poco de aceite sobre una hoja para destruirla.
- Recomendado para destructoras Fellowes o cualquier otra marca.
Poco misterio os puedo desvelar de este producto: es aceite para engrasar, limpiar y afilar las cuchillas de las máquinas destructoras de papel.
Y como bien dice en la descripción, la puedes usar directamente aplicando pequeñas gotitas a lo largo de la apertura, directamente en el rodillo. O puedes aplicar el aceite en un folio y triturarlo normalmente. Si te fijas es como el producto anterior la idea.
Ojo y no te pases con las cantidades, así no mancharás la cubeta ni desperdiciarás producto. Aunque yo personalmente prefiero las hojas anteriores.
Conclusión.
Si manejas documentos sensibles, con datos personales tuyos o de tu empresa o clientes, tener una trituradora o destructoras de papel es casi imprescindible.
Hemos aprendido los distintos niveles de seguridad, que puedes destruir tarjetas de crédito e incluso CDs, dependiendo del modelo, y que la misma Ley de Protección de datos te exige estos aparatos para destruir documentos de terceros de una forma segura. Aunque yo la recomiendo para uso personal incluso.
¿Qué te parece? Utilizas estas máquinas o tiras directamente a la basura tus datos personales o los de tus clientes? Déjame tus comentarios y cuéntanos.
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¡Gracias por tu tiempo y un abrazo!
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